การสร้าง Form online

   การสร้างแบบฟอร์มหรือแบบสอบถามออนไลน์เป็นสิ่งที่ถูกนำมาใช้งานบ่อยในการบันทึกการสมัครสมาชิก รับสมัครข้อมูล หรืองานวิจัย และอื่นๆ อีกมากมาย ข้อดีของการใข้งานแบบฟอร์มออนไลน์ คือ ช่วยลดเวลาเมื่อเทียบกับการกรอกข้อมูลในกระดาษแบบเดิม ทำให้ไม่ต้องมาเสียเวลานับข้อมูล หรือป้อนข้อมูลคำตอบเข้าไป เพื่อออกรายงานการทดสอบ จึงทำให้เราสามารถวิเคราะห์คำตอบได้ทันที และส่งออกคำตอบไปในรูปแบบต่างๆ ได้ เช่น Microsoft Excel, SPSS หรือ PDF

ปัจจุบันมีเว็บไซต์ที่ให้บริการแบบฟอร์มออนไลน์ด้วยกันหลายเว็บไซต์ เช่น Google Drive (ชื่อเดิมคือ Google Docs), SurveyCan, Toluna, Acare Survey, Examinare,SurveyMonkey, QuestionPro, Kwiksurveys และ Questionform เป็นต้น ในบทความนี้ผมจะแนะนำการใช้งานแบบฟอร์มออนไลน์บน Google Drive โดยอธิบายตั้งแต่การสร้างแบบฟอร์ม เพิ่มคำตอบ ดูคำตอบ จนถึงการออกรายงานครับ

เริ่มต้นสร้าง Form online

ก่อนอื่นคุณต้องมีบัญชีการใช้งานของ Google ถ้าหากมีแล้วให้เข้าไปที่เว็บไซต์ Google Drive เมื่อเข้ามาจะพบส่วนประกอบต่างๆ ได้แก่ (1) ส่วนสร้างเอกสาร, (2) โพลเดอร์ของเรา และ (3) รายการไฟล์ที่มีอยู่

เริ่มต้นให้กดปุ่ม “สร้าง” เมื่อกดแล้วจะปรากฏเมนูให้เลือกว่าเราต้องการให้สร้างเอกสารชนิดใด ในที่นี่ให้เลือก “แบบฟอร์ม” เพื่อเริ่มต้นสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ครับ

เมื่อเข้ามาหน้าแรกของการสร้างแบบฟอร์ม คุณจะได้รับคำแนะนำก่อน ถ้าสนใจเรียนรู้เพิ่มเติม ก็สามารถเข้าไปอ่านได้ครับ หรือทำตามในบทความนี้ก็ได้ครับ เมื่ออ่านแล้วให้กดปุ่ม “เริ่มต้นใช้งาน”

ต่อมาจะเป็นการตั้งชื่อและชุดรูปแบบ (Template) ซึ่งจะทำให้แบบฟอร์มของคุณมีความสดใสมากขึ้น ให้ตั้งชื่อและเลือกชุดรูปแบบที่ถูกใจตามที่ต้องการครับ เมื่อเรียบร้อยให้กดปุ่ม “ตกลง”

จากนั้นให้เราเพิ่มคำอธิบายแบบฟอร์ม และคำถามต่างๆ ตามที่เราต้องการครับ โดยหน้าตาในการสร้าง มีรายละเอียดดังนี้

1. เมนูหลัก สำหรับการจัดการทุกอย่างของแบบฟอร์ม
2. ปุ่มปริ้นแบบฟอร์ม สำหรับนำไปทำแบบทดสอบแบบออฟไลน์ และปุ่ม Undo และ Redo
3. เลือกรูปแบบการจัดเก็บผลลัพธ์ว่าต้องการให้สร้างไฟล์ใหม่ขึ้นมาสำหรับการจัดเก็บผลลัพธ์ (ไฟล์ใหม่ที่ได้จะอยู่ในรูปแบบ Spreadsheet ซึ่งส่งออกเป็น Microsoft Excel หรือ PDF ได้) หรือเก็บในไฟล์แผ่นงาน Spreadsheet ที่มีอยู่แล้ว

4. ปุ่มปิดหรือเปิดการตอบกลับแบบฟอร์ม (เมื่อไม่ต้องการให้ตอบแบบฟอร์มเพิ่ม ให้คลิกปิดที่ปุ่มนี้)
5. ดูผลลัพธ์แบบฟอร์มที่สร้างเรียบร้อย
6. แชร์แบบฟอร์มให้คนรู้จักทาง Facebook, Google+ หรือ E-mail
7. ติ๊กเพื่อให้ผู้ทำแบบฟอร์มรู้ความคืบหน้าในการทำแบบฟอร์ม
8. เปลี่ยนแปลงชื่อแบบฟอร์ม และเพิ่มคำอธิบายแบบฟอร์ม (มักใช้อธิบายในว่าแบบฟอร์มนี้เกี่ยวกับอะไร หรืออธิบายวิธีการตอบแบบฟอร์ม
9. รายละเอียดของคำถาม ประกอบไปด้วย หัวข้อ ข้อความช่วยเหลือ ประเภทคำถาม ตัวเลือก และตัวระบุว่าคำถามนี้ต้องตอบ (required) หรือไม่
10. ปุ่มเพิ่มคำถาม
11. ระบุข้อความที่ต้องการให้ผู้ทำแบบฟอร์มเห็นหลังจากทำแบบฟอร์มเรียบร้อย และระบุหน้าต่อไปหลังจากตอบแบบฟอร์มเรียบร้อย

วิธีง่ายๆ ในการสร้างแบบฟอร์ม คือไม่ต้องจำ 11 ส่วนข้างบนที่กล่าวมาครับ ทำ 3 ขั้นตอนพอ คือ

1. เพิ่มคำถามที่ส่วนที่ 9
2. กดปุ่มเพิ่มคำถามในส่วนที่ 10
3. เมื่อเรียบร้อยแล้วกดปุ่มในส่วนที่ 7 เท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อยครับ

การเพิ่มคำถาม เพิ่มหน้า และรูปแบบของคำถาม

ในการสร้างแบบฟอร์มนั้น Google Drive ให้เราสร้างคำถามกี่ข้อก็ได้ครับ การเพิ่มคำถามนั้นทำได้โดยคลิกที่ปุ่มเพิ่มรายการ ที่อยู่ในตำแหน่งที่ 10 ในรูปภาพที่ผ่านมา ซึ่งคำถามที่สร้างได้ มีประเภทดังนี้ (ประเภทจะแสดงออกมาเมื่อเรากดที่ปุ่ม ▼)

ประเภทคำถามแบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้

1. ขั้นต้น คือ ประเภทคำถามที่ใช้งานบ่อย
   • ข้อความ (ข้อความสั้น 1 บรรทัด – Text Fields)
   • ข้อความย่อหน้า (ข้อความยาวหลายบรรทัด – Textarea)
   • หลายตัวเลือก (Radio Buttons)
   • ช่องทำเครื่องหมาย (Checkboxes)
   • เลือกจากรายการ (Drop-down list)
2. ขั้นสูง คือ ประเภทคำถามที่ใช้ในงานทดสอบที่สูงขึ้น ไม่ค่อยใช้งานบ่อยมากนัก
   • สเกล (5-Point Scale, 9-Point Scale)
   • เส้นตาราง (Grid)
   • วันที่
   • เวลา
3. การออกแบบ คือ กลุ่มที่ช่วยจัดรูปแบบการแสดงคำถาม (ไม่ได้เป็นคำถามให้ตอบ)
   • ส่วนหัวของส่วน – ใช้สำหรับแสดงข้อความอธิบายเพิ่มเติม หรืออธิบายก่อนตอบคำถาม
   • ตัวแบ่งหน้า – ใช้สำหรับแบ่งหน้าในการตอบคำถาม เมื่อมีคำถามค่อนข้างเยอะ
   • รูปภาพ – ใช้แสดงภาพประกอบการตอบคำถาม
   • วิดีโอ – ใช้แสดงวิดีโอสำหรับอธิบาย หรือตอบคำถาม

การเพิ่มหน้านั้น ให้กดที่ตัวแบ่งหน้า ในส่วนของการออกแบบครับ

การเปลี่ยนลำดับคำถาม

เมื่อคุณสร้างแบบฟอร์มแล้ว แต่ต้องการเปลี่ยนลำดับคำถามภายหลัง คุณสามารถแก้ไขได้ครับ โดยนำเมาส์ไปคลิกซ้ายค้างที่จุดว่างๆ (ซึ่งเมาส์จะเปลี่ยนรูปเป็นลูกศรสี่ทิศ) ของส่วนคำถามแล้วลากไปวางตำแหน่งที่ต้องการ

การดูแบบฟอร์มแบบที่สร้างเรียบร้อยแล้ว

เมื่อคุณสร้างแบบฟอร์มเรียบร้อย แล้วต้องการทดสอบว่าผลลัพธ์ที่ได้ตามต้องที่ต้องการหรือไม่ คุณสามารถทำได้โดยคลิกปุ่มเดียว คือ “ดูฟอร์มออนไลน์” ที่มุมขวาของหน้าสร้างแบบฟอร์ม

การดูผลลัพธ์การตอบกลับ

เราสามารถจัดเก็บผลลัพธ์การตอบกลับได้ว่าต้องการให้สร้างไฟล์ใหม่ขึ้นมาสำหรับการจัดเก็บผลลัพธ์ หรือเก็บในไฟล์แผ่นงาน Spreadsheet ที่มีอยู่แล้ว โดยกดที่ปุ่ม เลือกปลายทางการตอบกลับ

และเมื่อเรากดสร้างของเมนูการเลือกปลายทางการตอบกลับแล้ว เราจะสามารถเข้าไปที่ผลลัพธ์ได้ที่ปุ่มตำแหน่งเดิม แต่เป็นคำพูดใหม่ว่า ดูการตอบกลับ แทนครับ

การออกรายงานข้อมูลสรุปการตอบกลับ

บริการ Google Drive ช่วยให้คุณออกรายงานข้อมูลสรุปการตอบกลับได้ ซึ่งเป็นรายงานง่ายๆ ในการวิเคราะห์แบบฟอร์มทั่วไป โดยจะให้ข้อมูลว่ามีผู้ทำแบบฟอร์มแล้วกี่คำตอบ ผลลัพธ์ของแต่ละคำถามเป็นอย่างไรบ้าง และจำนวนการทำแบบฟอร์มรายวันมีแต่ละวันมีจำนวนเท่าไหร่

การออกรายงานข้อมูลสรุปการตอบกลับ ทำได้โดย คลิกเมนู ข้อมูลสรุปการตอบกลับ

By Chinnapat Kaewchinporn